به عنوان یک صاحب مشاغل ، من اغلب حداقل با 50+ وظیفه روبرو هستم ، روزانه بیش از 100 ایمیل دریافت می کنم و تماس های زیادی برقرار می کنم. علاوه بر این ، من انواع مختلفی از فعالیت ها را انجام می دهم که به مهارت های کاملاً متفاوتی نیاز دارند: از مدیریت اداری ، از طریق نوشتن محتوا ، مکالمات مشتری گرفته تا فروش ، مدیریت مالی ، تجزیه و تحلیل تبلیغات ، شرکت در جلسات طوفان مغزی برای مفاهیم خلاق جدید و غیره. همه اینها همراه با 2 کودک برای مراقبت در خانه است.

در طول این سالها ، من معمولاً در مدیریت زمان شخصی و انرژی شخصی خود اشتباهات زیادی مرتکب شده ام ، اما به چند نتیجه رسیدم و چندین عادت را ایجاد کردم که بیشتر اوقات خود را با آنها بهینه کردم.

در اینجا برخی از تغییراتی که در شیوه کار خود ایجاد کرده ام ، به من کمک کرده است که موثرتر باشم:

 

آماده سازی برای مدیریت بهتر زمان

  1. بدانید که چه کاری انجام می دهید : من تبلیغات انجام می دهم ، ما با افراد شرکت من تبلیغ می کنیم. اما این تبلیغات گسترده ای که منتشر شد آن را به قطعات کوچک تقسیم کرد. ما فرآیندهای جداگانه ای داریم که طی تحقق تک تک محصولات انجام می شود ، به عنوان مثال:
  2. a. کار اداری: انواع موارد مانند تهیه و امضای قراردادها ؛
  3. b. امور مالی: مانند صورتحساب و گزارش عملکرد شرکت ؛
  4. c. بازاریابی داخلی ؛
  5. d. مدیریت پروژه: کلیه مکالمات و ایمیل ها با مشتریان ؛
  6. e. طراحی: از کارهای فکری سنگین مانند نوشتن خلاق تا ابتدایی تر به عنوان اقتباس طراحی.
  7. f. نگارش محتوا: پست ها ، مقالات و غیره ، برخی به زبان بلغاری ، برخی دیگر به زبان های دیگر.
  8. g. تعطیلات: بله ، مردم نیز به آن نیاز دارند.

و غیره. من کل تجارت خود را به اجزای آن تقسیم کردم. من فعالیتهای کسانی را که درآمد ایجاد می کنند (مانند برنامه ریزی رسانه ای) و کسانی که مستقیماً درآمدزا نیستند و مستقیماً جزء هزینه ها هستند (به عنوان مثال ، بخشی از کارهای اداری) تقسیم کرده ام. یک لیست طولانی از بیش از 100 گروه وظیفه و کارهای فرعی به دست آمد.

به هر وظیفه و زیرمجموعه قیمت یا ارزشی داده می شود که ارزش آن را دارد (حتی اگر برای شرکت درآمد ایجاد نکند ، دارای ارزش است و حداقل باید در قسمت هزینه باشد).

هر تکلیف نیز به پاسخ دهنده مربوطه اختصاص داده شد.

  1. نرم افزاری را پیدا کنید که مناسب نیازهای شما باشد: اگر برای اولین بار است که از آن استفاده می کنید ، استفاده از آن بسیار آسان است. در غیر این صورت برای استفاده از آن هم با مقاومت داخلی و هم با مقاومت تیم خود روبرو خواهید شد. ما استفاده از Toggle را شروع کردیم و در حال حاضر این شرکت در چند سال گذشته با Harvest کار می کند.

هنگامی که نرم افزار خود را پیدا کردید ، وارد پروسه ها شوید. این کار کار خود و اعضای تیم شما را آسان می کند. خوب است که این نرم افزار را داشته باشید یا آن را با یک سیستم BI ادغام کنید.

  1. کارهایی را که در طول روز ، هفته و ماه انجام می دهید بنویسید: همه ما شنیده ایم که داشتن یک دفتر خاطرات چقدر خوب است. همه چیز از من شروع شد وقتی یکی از همکاران که قبلاً در ایالات متحده کار می کرد به من گفت ، شما شروع به هدر دادن وقت خود کردید. بنابراین یک روز من فقط نشستم و یادداشت کردم که زمان من چگونه بود. دائماً از آن استفاده کنید ، هم شما و هم تیم خود. بسیار مهم است که عینی باشید ، اگر به کسی دروغ می گویید ، خودتان هستید. ساعت مشتریان خود را یادداشت نکنید ، ساعاتی را که کار نکرده اید دست کم نگیرید و برای مثال فیس بوک را بخوانید. همه چیز را همانطور که هست وارد کنید.
  2. تجزیه و تحلیل: این مهمترین چیز است؛ تجزیه و تحلیل آنچه در طول روز ، هفته و ماه شما اتفاق می افتد. به وضوح بیان کنید که کجا وقت و انرژی خود را در محیط کار خود صرف می کنید ، از کجا می توانید بهینه سازی کنید ، از کجا درآمد کسب می کنید و کجا آن را از دست می دهید زیرا برای مشتریان خود به اندازه کافی محاسبه نمی کنید. توسعه خوب این نرم افزار به ما کمک کرد در نحوه کار در شرکت تجدید نظر کرده و شیوه های جدیدی را معرفی کنیم که به ما کمک کرده است کارآمدتر و سودآورتر باشیم.

 

تشریفات پیش روی ما

  1. گروههایی از وظایف را برای انجام در یک روز تنظیم کنید: به عنوان مثال ، ما یک صورتحساب و گزارش گزارش برای اثرات کمپین ها و کار ماه گذشته در یک روز معرفی کرده ایم. به این ترتیب است که همه کارها را متمرکز می کنیم و این کارایی ما را حدود 400 درصد افزایش داده است. اگر قبلاً برای گزارش و صورتحساب مشتریان ماهانه ما 3 نفر 1.5-2 روز هزینه می کردند ، اکنون این روند توسط 1 نفر در 1 روز انجام می شود. البته ، چنین تغییری برای مثال ، نیازمند استفاده از نرم افزار برای بهینه سازی فرایند گزارش دهی است. برای تأثیرگذاری بیشتر ، روزها را صرف انجام یک کار کنید. به عنوان مثال ، من ملاقات هایی را در روز صورتحساب نمی پذیرم یا برنامه ریزی نمی کنم. این زمانی است که من با یک نفر در تیمم برای انجام کارهای اداری و مالی تمرکز می کنم.
  2. همیشه آنلاین نباشید: یک اشتباه رایج این است که همیشه در تلفن خود در دسترس باشید. من یاد گرفته ام که تلفن و سایر وسایلی را که می توانند حواس من را پرت کنند هنگام کار کنار بگذارم. تمرکز بر یک کار کیفیت آن را بالا می برد و زمان انجام آن را کوتاه می کند. اگر به تماس پاسخ ندادید یا فوراً پاسخ ندادید نترسید. اکثر ما در مشاغلی کار می کنیم که زندگی آنها را تهدید نمی کند.
  3. 2 کار را بهصورت همزمان انجام ندهید: اگر به برنامه همکاران خود نگاه کنید خواهید دید که آنها اغلب در 1 تا حداکثر 3 پروژه در طول روز کار می کنند. راه اندازی بلوک هایی که در آنها روی موضوعی معین کار می کنیم ، کارایی را افزایش داده است. ما همچنین سعی می کنیم به مشتریان خود آموزش دهیم که وارد این ریتم شوند ، وقتی روی پروژه کار می کنیم ، آنها نیز باید آنلاین باشند تا بتوانیم ارتباط برقرار کنیم و کار را سریعتر انجام دهیم. به خاطر داشته باشید که اکثر افراد حداقل 15 دقیقه برای انتقال کامل از کاری به کار دیگر نیاز دارند.
  4. عملیات: ما همیشه هفته را با جلسه تیم در روز دوشنبه ، 10 صبح آغاز می کنیم. این زمانی است که ما به خود می گوییم چه چیزی را متصل کنیم ، چه کارهایی را انجام نداده ایم. مردم باید تصویر کلی شرکت را ببینند یا حداقل بدانند که روی چه پروژه هایی کار می شود. عوامل سعی می کنند کوتاه و دقیق باشند تا خسته نشوند. آنها معمولاً در عرض نیم ساعت کار می کنند.
  5. پاسخ ها را به موقع دریافت کنید: من روزانه حداقل نیم ساعت وقت می گذارم تا به همه ایمیل ها و کارهایم پاسخ دهم یا آنها را به همکارانم تقسیم کنم. به خصوص اگر مدیر پروژه یا مدیر کل هستید ، مطمئن شوید که هر روز وقت می گذارید و به برنامه خود پاسخ می دهید. در غیر این صورت ، ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که شرکای شما راضی نباشند و تنش نزولی بیشتری ایجاد کنند.
  6. وقت بگذارید و کاری انجام ندهید: خوب ، نه کاملاً ، اما بگذارید آن را اینطور بنامیم. از کار با سیستم ردیابی زمان ، دریافتم که می توان به طور م 5-6ثر 5-6 ساعت در روز کار کرد. بقیه زمان ، او فقط جلوی کامپیوتر می ایستد. به عنوان مثال ، این شرکت انتظار ندارد که 8 ساعت کاری موثرتری نسبت به همکاران داشته باشد. به ویژه هنگامی که مشغول انجام کارهای فکری هستید ، کار بسیار دشواری است و اگر به مدت طولانی آن را تمرین کنید ، ضربه ای به بیرون خواهید زد. زمانی را صرف کنید که تیم های شما و شما در اتاقی بنشینید و در مورد مسائل زندگی صحبت کنید ، یا مقاله ای بخوانید ، یا در مورد چیزهای جدید و جالب یاد بگیرید. اینها لحظاتی هستند که شما را تازه می کنند و شارژ جدیدی به شما می دهند. اگر به کامپیوتر کار می کنید ، زمان استراحت بسیار مهم است ، طبق قانون 15 ساعت در ساعت. درست است که به ندرت رعایت می شود ، اما حداقل هر دو ساعت می توانید حداقل 20 دقیقه را صرف فعالیتی کنید که حواس شما را پرت می کند.
  7. یک برنامه ی دقیق و با جزئیات تهیه کنید: هر روز برای گروه بازاریابی دیجیتال خوب است یک برنامه ریز است که ما با تیم خود تهیه کرده ایم و نیازهای ما را به عنوان یک آژانس دیجیتال برآورده می کند ، اما می بینیم که برای بسیاری از مشتریان ما نیز کار می کند. در آن ما برنامه هفتگی خود ، پروژه هایی را که در هفته مربوطه کار می کنیم ، ضبط می کنیم ، فضایی را برای یادداشت ها و تأملات اختصاص می دهیم و با تجزیه و تحلیل هفته گذشته به پایان می رسانیم. ما دریافتیم که کمک فوق العاده ای می کند. ما اغلب آن را در دفاتر که به آن مراجعه می کنیم مشاهده می کنیم. برخی چیزهای پنهان در آن وجود دارد که به ما کمک می کند بهره وری بیشتری داشته باشیم.
  8. موارد مهم را اولویت بندی کنید ، نه موارد ضروری: اگر می خواهید ، ماتریس آیزنهاور را بررسی کنید تا متوجه شوید در مورد چه چیزی صحبت می کنیم. اغلب ، ما بر روی وظایفی که سر و صدای بیشتری ایجاد می کنند تمرکز می کنیم ، نه آنهایی که واقعاً برای تجارت و خودمان مهم هستند. برای یک نفر بسیار دشوار است که 30-40 پروژه و کار را با هم جابجا کند. بنابراین ما برای پروژه هایی که هر یک از ما باید در طول هفته روی آنها کار کنیم ، جا باز کردیم. از برگه های به اصطلاح انجام وظایف که وظایف را یک به یک مرتب کرده و به ترتیب اعداد انجام می دهند ، اجتناب می کنیم. ما وظایف را بر اساس نوع (به عنوان مثال ، نوشتن محتوا برای رسانه های اجتماعی) یا بر اساس مشتری (امروز روی چندین نفر در هر مشتری X کار خواهیم کرد) گروه بندی می کنیم.
  9. تعیین کنید که چه زمانی بیشترین تأثیر را دارید و سپس سخت ترین و مهمترین کارها را انجام دهید: به عنوان مثال ، من اغلب صبح ها کارایی زیادی ندارم. بنابراین ، وقتی به سر کار می آیم ، حدود نیم ساعت به انجام وظایفی نیاز دارم که نیازی به کار فکری سخت ندارند. این به من کمک می کند تا وارد ریتم کاری شوم و بعدا تمرکز بهتری داشته باشم. من متوجه شده ام که بیشتر مردم در حدود ساعت 11 یا حدود 16 فعالیت می کنند. به همین دلیل است که سعی می کنم در این دوره ها جلسات مهم تری را برنامه ریزی کنم. صبح زود یا حوالی ظهر ، اکثر مردم هنوز حواسشان پرت است.

 

چند مورد که بسیار مهم که از آنها غافل هستیم:

  1. پیاده روی: ویتوشا تنها چند دقیقه با دفتر ما و South Park فاصله دارد. دو مکان عالی برای پیاده روی قبل ، حین یا بعد از کار. از این نظر ، مردم شهرهای کوچک از مزایای بیشتری برخوردارند زیرا فضای بیشتری برای گردش دارند و ماشینها آنقدرها هم مهم نیستند.
  2. ورزش: در دفتر ما یک استخر شنا ، تناسب اندام ، سونا ، اتاق بخار ، باغ فوق العاده داریم. حدس بزنید ، نه ما و نه همکارانمان به طور مرتب از آنها استفاده نمی کنیم. در غیر این صورت ، لباس شنای ما در حمام اداری قرار دارد. و با نگاهی به تعداد افراد در سالن بدنسازی ؛ من فکر می کنم ما تنها کسانی نیستیم که انجام ورزش برایشان مشکل است.
  3. خنده: ای کاش در دفتر کمی بیشتر می خندیدیم ، اما اغلب ما وقت یا شوخی نداریم که به ما روحیه بدهد.

خوب ، اینها تنها تعدادی از توصیه هایی است که ما با تیم ارائه کرده ایم و از آنها برای مدیریت شرکت استفاده می کنیم. و روشهای شما برای کنار آمدن با بسیاری از وظایف و مدیریت زمان چیست؟